DIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO

Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos, y de servicios administrativos del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Espejo y coordinar los planes, programas y proyectos necesarios para su desarrollo con todos los procesos institucionales encaminados a lograr el Buen Vivir como lo declara la Constitución de la República del Ecuador.
  1. Ejercer las atribuciones que sean delegadas por el Alcalde del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Espejo;
  2. Cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos, instructivos y demás normas conexas dentro de su jurisdicción administrativa, acuerdos y resoluciones emitidas por la Institución;
  3. Asesorar a los niveles directivos de la Institución en aspectos relacionados con el Sistema de Desarrollo Institucional, Administración del Talento Humano y Bienestar Laboral;
  4. Dirigir, coordinar, controlar el diseño e implementación de las políticas, normas e instrumentos técnicos de administración de desarrollo institucional, gestión del talento humano, bienestar social, Seguridad y Salud Ocupacional;
  5. Presentar a la Máxima Autoridad, el proyecto de Reglamento de Gestión Organizacional por Procesos, Planificación de Talento Humano y Manual de Clasificación y Valoración de Puestos, de la entidad para su estudio y aprobación;
  6. Mantener contacto permanente con todas y cada una de las dependencias del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Espejo, a efectos de utilizar y dotar de manera armónica y efectiva el talento humano indispensable, en concordancia con el diagnóstico previamente elaborado;
  7. Supervisar y controlar la contratación y administración del talento  humano de la Institución;
  8. Organizar y ejecutar el sistema de evaluación del desempeño de los servidores de acuerdo a su respectiva o reglamento y metodología vigente.;
  9. Elaborar y difundir los estatutos, manuales, procedimientos, reglamentos, instructivos y demás normas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales;
  10. Administrar el Sistema de Información relacionado con el Talento Humano;
  11. Coordinar los procesos de diseño e implementación del Plan Estratégico de la Dirección, articulando los objetivos de la gestión institucional, en el marco de los objetivos del Plan Estratégico Institucional;
  12. Generar estrategias institucionales que contribuyan al desarrollo de una adecuada cultura organizacional y calidad de vida laboral;
  13. Programar, dirigir y controlar las actividades de los procesos administrativos bajo su dependencia;
  14. Supervisar la observancia y fiel cumplimiento de las normas legales, reglamentarias, ordenanzas, resoluciones y disposiciones emanadas por la Máxima Autoridad, en el ámbito de su competencia;
  15. Supervisar y respaldar las actividades de las unidades administrativas a su cargo;
  16. Instruir a las unidades y procesos de la Institución, el trámite y despacho de los asuntos que les sean encomendados;
  17. Disponer la asignación de vehículos para actividades específicas administrativas y cuando lo requieran las distintas Direcciones;
  18. Revisar y legalizar la documentación e información de los productos y servicios de la Dirección y las unidades administrativas a su cargo;
  19. Precautelar la integridad física y mental de los servidores públicos, dotando de ambientes óptimos de trabajo, con los implementos adecuados de seguridad, minimizando los factores de riesgo y previniendo enfermedades ocupacionales;
  20. Realizar el asesoramiento jurídico y supervisión de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios (Catálogo Electrónico, Subasta Inversa Electrónica, ínfima cuantía, menor cuantía, cotización, licitación), consultoría (Contratación directa, lista corta, concurso público) y régimen especial;
  21. Elaborar las resoluciones administrativas referentes a los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios;
  22. Coordinar los procesos precontractuales para la adquisición de bienes, prestación de servicios y consultoría;
  23. Dirigir la elaboración, ejecución y seguimiento del Plan Operativo Anual POA de su área

La Dirección de Gestión Administrativa y Talento Humano se gestionará a través de las siguientes unidades:

  • TALENTO HUMANO Y SERVICIOS
  • SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
  • GESTIÓN DE CALIDAD
  • CONTRATACIÓN PÚBLICA
MISIÓN:

Planificar, organizar, dirigir y controlar el recurso humano aprovechando al máximo sus destrezas y habilidades, utilizando sus competencias para beneficio institucional y a la vez les permitan un crecimiento profesional y personal en el cumplimiento de cada uno de los roles y responsabilidades.

COMPETENCIAS:

  1. Informar y registrar los movimientos de personal;
  2. Mantener actualizados los expedientes de los servidores y funcionarios;
  3. Diagnosticar demográficamente los componentes del Talento Humano existente;
  4. Administrar la información para la elaboración del distributivo de remuneraciones mensuales unificadas;
  5. Ejecutar el Sistema de Gestión de Talento Humano;
  6. Formar parte activa de la negociación del contrato colectivo

ESTRUCTURA BÁSICA

La unidad de Talento Humano y Servicios se gestiona a trasvés del proceso de:

  • TALENTO HUMANO Y SERVICIOS

PRODUCTOS O SERVICIOS:

 Gestión de Nómina

  • Expedientes actualizados de los servidores (inventario de recursos humanos);
  • Registro e Informe de movimientos de personal;
  • Diagnostico demográfico del talento humano (edades, tiempos de servicio, sexo, profesión, discapacidad, entre otros);
  • Gestionar el sistema de talento humano.

Régimen Disciplinario

  • Control de asistencia;
  • Control de licencias de servicio fuera de la sede;
  • Amonestaciones;
  • Sumarios administrativos;
  • Registro y control de sanciones;
  • Control interno;

Movimientos Administrativos

  • Aplicación de las disposiciones de movimiento de personal (memorandos);
  • Informe para crear y suprimir puestos;
  • Acciones de Personal;
  • Registros de nombramientos y contratos;
  • Sistema integral de desarrollo de talento humano;
  • Registro y control de vacaciones;
  • Informe de ejecución del Calendario anual de vacaciones;
  • Registro y control de cauciones rendidas.

 Desarrollo Institucional:

  • Estatuto Orgánico por procesos;
  • Informes técnicos para la estructuración y reestructuración de los procesos institucionales, unidades, dependencias o áreas;
  • Manuales de procesos y procedimientos;
  • Plan de Mejoramiento Continuo;
  • Código de Ética Institucional.

Planificación del Talento Humano

  • Plan de Talento Humano.

Reclutamiento, Selección y Designación

  • Manual de perfil de puestos;
  • Reglamento de Reclutamiento, Selección de Personal;
  • Informe de selección del personal.

Procesos de Contratación de Personal:

  • Contratación de personal ocasional. (LOSEP y Código de Trabajo);
  • Contratos civiles de profesionales (sin relación de dependencia);
  • Informe para contratos de servicios ocasionales y profesionales;
  • Estadísticas de personal contratado en los diferentes regímenes;
  • Informe de Diagnóstico demográfico del recurso humano.

Clasificación de Puestos y Evaluación

  • Manual de Clasificación de Puestos;
  • Estructura ocupacional institucional;
  • Manual Técnico de Evaluación del Desempeño;
  • Plan de evaluación del desempeño;
  • Informe de evaluación del desempeño del personal;
  • Estadísticas de personal.

Capacitación y Desarrollo

  • Manual técnico de Capacitación;
  • Plan Anual de Capacitación;
  • Plan Anual de Compras de Bienes y Servicios;
  • Manual técnico del Sistema y  Desarrollo de Carrera del Personal;
  • Absolución de consultas en materia de administración de recursos humanos y remuneraciones;
  • Incentivos y Ascensos;
  • Plan de capacitación participativo;
  • Informe de implementación del Plan de Capacitación.

 Viáticos

  • Registro y control de días;
  • Políticas de viáticos;
  • Cronogramas de viáticos fuera de la Provincia;
  • Revisión de itinerarios;
  • Informe de viáticos mensual;
  • Liquidación de viáticos;
  • Registro en sistema de viáticos.

 Subsistencias

  • Registro y control de entrada y salida del personal que labora en los frentes de trabajo;
  • Registro en sistema de subsistencias.

Servicios Generales

  • Plan anual de materiales de limpieza y mantenimiento;
  • Programa e Informe de mantenimiento de sistema eléctrico de la Institución;
  • Programa e Informe de mantenimiento del sistema de fotocopiadoras;
  • Cronograma anual de limpieza de cisternas e instalaciones de gasfitería de la Institución;
  • Programa de limpieza diaria del edificio central y patio de máquinas;
  • Programa de mantenimiento de pintura interna y externa;
  • Plan Anual de Compras de Bienes y Servicios;
  • Informe de control de pago de planillas de agua, luz y teléfono;
  • Cronograma de matriculación de vehículos en general y trámite del SOAT.
MISIÓN:

Identificar, evaluar, controlar los factores de riesgo existentes a fin de salvaguardar la integridad física y mental de los servidores y funcionarios desarrollando ambientes saludables para el normal desarrollo de las actividades laborales.

COMPETENCIAS:

  1. Actualizar la matriz de identificación de riesgos;
  2. Levantar información sobre riesgos laborales;
  3. Propender a la cultura preventiva institucional;
  4. Desarrollar eventos de capacitación al personal sobre estos temas;
  5. Identificar factores de riesgo;
  6. Actualizar los planes de Seguridad y Salud Ocupacional e Higiene;
  7. Remitir información general, específica y estadística a los organismos de control de ser el caso;
  8. Actualizar plan de emergencias y contingencias;
  9. Levantamiento de fichas pre ocupacionales;
  10. Mantener un archivo de fichas medicas;

ESTRUCTURA BÁSICA

La unidad de Seguridad y Salud Ocupacional se gestiona a trasvés del proceso de:

  • SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

PRODUCTOS O SERVICIOS:

  • Registro estadístico de accidentes e incidentes;
  • Registro estadístico de Morbilidad y seguimiento;
  • Plan de Seguridad  y Salud Ocupacional;
  • Plan de Emergencias;
  • Cronograma de Capacitación en prevención de enfermedades, accidentes laborales, Seguridad  y motivación;
  • Elaboración de Fichas Médicas Laborales;
  • Entrega de Equipos de Seguridad Industrial y botiquines;
  • Informe sobre las necesidades prioritarias del personal que labora en los frentes de trabajo;
  • Plan y programas de desarrollo y asistencia social en beneficio de los trabajadores;
  • Estrategias que contribuyan a la institución de una adecuada cultura de prevención;
  • Seguimiento de las remisiones al IESS de los servidores públicos que se encuentren en este proceso.
MISIÓN:

Identificar, monitorear, coordinar y asesorar en los procesos y procedimientos claves que permitan garantizar la calidad de servicio, con una atención optima al ciudadano logrando un alto nivel de satisfacción en el mismo.

COMPETENCIAS:

  1. Determinar la utilización eficientemente de los recursos de la institución;
  2. Mejorar los tiempos de entrega de productos y/o servicios;
  3. Satisfacer las necesidades de los usuarios y clientes internos y externos;
  4. Elaborar reportes periódicos sobre los resultados de evaluación cualitativa y cuantitativa de satisfacción de usuarios externos;
  5. Realizar el seguimiento, monitoreo y control de los procesos claves de servicios;
  6. Establecer el grado de satisfacción de la ciudadanía;
  7. Elaborar reportes del proceso de la gestión realizada;
  8. Elaborar el manual de procesos y procedimientos claves de atención ciudadana institucional;
  9. Elaborar el plan de evaluación y desarrollo de competencias del personal de atención ciudadana;
  10. Elaborar el plan de organización y funcionamiento de los puntos de atención al ciudadano en base a la demanda;
  11. Coordinar y elaborar estudios de mejoramiento de la infraestructura física y tecnológica.
  12. Determinar y controlar los indicadores de gestión de la prestación de servicios o productos claves respecto a la calidad, oportunidad y satisfacción del usuario interno y externo;
  13. Realizar el levantamiento de encuestas para determinar la satisfacción del ciudadano.

ESTRUCTURA BÁSICA

La unidad de Gestión de Calidad del Servicio se gestiona a trasvés del proceso de:

  • GESTIÓN DE CALIDAD DEL SERVICIO

PRODUCTOS O SERVICIOS

  • Reportes periódicos sobre los resultados de evaluación cualitativa y cuantitativa de satisfacción de usuarios externos;
  • Registro del control de los procesos claves de servicios;
  • Nivel de satisfacción de la ciudadanía;
  • Reportes del proceso de la gestión realizada;
  • Manual de procesos y procedimientos claves de atención ciudadana institucional;
  • Plan de evaluación y desarrollo de competencias del personal de atención ciudadana;
  • Plan de organización y funcionamiento de los puntos de atención al ciudadano en base a la demanda;
  • Estudios de mejoramiento de la infraestructura física y tecnológica;
  • Indicadores de gestión de la prestación de servicios o productos claves respecto a la calidad, oportunidad y satisfacción del usuario interno y externo;
  • Encuestas para determinar la satisfacción del ciudadano.