UNIDAD DE COMPRAS PÚBLICAS

Coordinar la adquisición de bienes y contratación de servicios así como las consultorías que requiera la Institución para su normal desenvolvimiento.
  1. Unificar el Plan Anual de Contratación así como su publicación en el portal de compras públicas;
  2. Elaborar las resoluciones administrativas y pliegos de procesos de contratación;
  3. Administrar el portal de compras públicas;
  4. Coordinar los procesos con Procuraduría Síndica y la Dirección de Gestión Financiera;
  5. Asesorar a las áreas requirentes en materia de contratación pública.

La unidad de Compras Públicas se gestiona a trasvés del proceso de:

  • COMPRAS PÚBLICAS
  • Manuales administrativos sobre adquisición de bienes y prestación de servicios;
  • Informes Administrativos sobre procesos Jurídicos y supervisión de Procesos de adquisición;
  • Pliegos para los Procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios;
  • Certificaciones;
  • Documentos y Resoluciones administrativas sobre los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios;
  • Documentos de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios (Actas, Memorandos);
  • Publicación de procesos en el Portal;
  • Plan Anual de Contrataciones y los procesos precontractuales para la adquisición de bienes, prestación de servicios y consultoría;
  • Realizar Documentos sobre los procesos precontractuales.
MISIÓN:

Manejar la política interior en un marco de respeto, fomentando el desarrollo político y social de la Institución sobre una sólida estructura de principios democráticos y de legalidad, que fortalezcan la atención ciudadana, la memoria y custodia de la documentación y la buena fe de los actos administrativos realizados en el seno del Concejo.

COMPETENCIAS:

  1. Velar que las disposiciones y resoluciones del Concejo, Alcaldía, y las demás normas administrativas se cumplan en forma oportuna por las diferentes Direcciones de Gestión;
  2. Asesorar y ejecutar las actividades propuestas en el Concejo, Alcaldía, y Vice alcaldía, emitiendo un informe anual de la gestión administrativa realizada;
  3. Organizar y coordinar la agenda de sesiones y la elaboración de las respectivas actas de Concejo, Alcaldía y Vice alcaldía;
  4. Cumplir las resoluciones del Concejo, ordenanzas, normativas y reglamentos de gestión institucional;
  5. Redactar la correspondencia oficial del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Espejo;
  6. Emitir y certificar las copias de los documentos que reposan en los archivos de la Institución;
  7. Coordinar, supervisar y legalizar la documentación e información de las actividades de la Dirección y las unidades administrativas a su cargo.

ESTRUCTURA BÁSICA

La Secretaría General, se gestionará a través de los siguientes procesos:

  • ARCHIVO CENTRAL
  • ATENCIÓN CIUDADANA

PRODUCTOS O SERVICIOS:

  • Informe de recepción de documentos internos y externos;
  • Ingreso al sistema de cada uno de los documentos recibidos en la Institución;
  • Informe de control de la tramitación y seguimiento de los documentos ingresados;
  • Administración del archivo institucional;
  • Correspondencia oficial de la Institución;
  • Secretario Ad-hoc en las diferentes reuniones que soliciten y la Institución forme parte;
  • Informe de trámites ejecutoriados hacia las diferentes instituciones;
  • Informe de recepción e ingreso a los sistemas de computación vigentes disponibles en la Secretaría General;
  • Las demás que dispongan las leyes vigentes en relación a la atención ciudadana y al archivo central.
MISIÓN:

Custodiar celosamente todos y cada uno de los documentos administrativos del Concejo, Alcaldía y Secretaría de la Institución, certificando los mismos, con procedimientos técnicos y ágiles que permitan la ubicación de los documentos, así como también la conservación de la memoria institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado de Espejo.

COMPETENCIAS:

  1. Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel institucional, que permitan la planificación, organización, control, supervisión, y coordinación con las demás unidades administrativas de la Institución;
  2. Supervisar el cumplimiento del sistema de administración documental y archivo;
  3. Elaborar la tabla de plazos de conservación documental en coordinación con los archivos de las unidades administrativas;
  4. Mantener actualizados los registros de control de las comunicaciones y los archivos;
  5. Informar sobre el estado de trámites de los documentos en base a los plazos establecidos;
  6. Despachar con celeridad la correspondencia elaborada en las Direcciones de Gestión y realizará el control de los medios de entrega;
  7. Participar técnicamente en las evaluaciones de documentos;
  8. Programar y ejecutar la conservación documental a través de la microfilmación o la aplicación de otros medios informáticos como la digitalización, de acuerdo con las necesidades de la institución;
  9. Atender pedidos de referencia del usuario y personal de la Institución y llevar el registro de los préstamos de los documentos;
  10. Atender a los usuarios que requieran el acceso a la información según lo establece la Ley Orgánica y Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública;

ESTRUCTURA BÁSICA

La unidad de Archivo Central, se gestionará a través del proceso:

  • ARCHIVO CENTRAL

PRODUCTOS O SERVICIOS

  • Informe de recepción de documentos internos y externos;
  • Ingreso al sistema de cada uno de los documentos recibidos en la Institución;
  • Informe de control de la tramitación y seguimiento de los documentos ingresados;
  • Administración del archivo institucional;
  • Las demás que dispongan las leyes vigentes en relación al archivo central.
MISIÓN:

Proporcionar información a los usuarios internos y externos, con celeridad y efectividad, sobre las peticiones y demandas de los ciudadanos dirigidas al Gobierno Autónomo Descentralizado de Espejo

COMPETENCIAS:

  1. Receptar las solicitudes externas;
  2. Asignar un número de trámite a las solicitudes externas;
  3. Coordinar con la Secretaría General el manejo de trámites;
  4. Apoyar en la ejecución de las actividades de Secretaría General coordinando con las diferentes unidades administrativas;
  5. Informar de los trámites externos ejecutoriados;
  6. Brindar un servicio humano de calidad y cercano a la comunidad;
  7. Las demás competencias que asigne el Secretario General acorde a la ley vigente.

ESTRUCTURA BÁSICA

La unidad de Atención Ciudadana, se gestionará a través del proceso:

  • ATENCIÓN CIUDADANA

PRODUCTOS O SERVICIOS

  • Correspondencia oficial de la Institución;
  • Secretario Ad-hoc en las diferentes reuniones que soliciten y la Institución forme parte;
  • Informe de trámites ejecutoriados hacia las diferentes instituciones;
  • Informe de recepción e ingreso a los sistemas de computación vigentes disponibles en la Secretaría General;
  • Las demás que dispongan las leyes vigentes en relación a la atención ciudadana.