DIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO

1. Ejercer las atribuciones que sean delegadas por el Alcalde del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Espejo;
2. Cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos, instructivos y demás normas conexas dentro de su jurisdicción administrativa, acuerdos y resoluciones emitidas por la Institución;
3. Asesorar a los niveles directivos de la Institución en aspectos relacionados con el Sistema de Desarrollo Institucional, Administración del Talento Humano y Bienestar Laboral;
4. Dirigir, coordinar, controlar el diseño e implementación de las políticas, normas e instrumentos técnicos de administración de desarrollo institucional, gestión del talento humano, bienestar social, Seguridad y Salud Ocupacional;
5. Presentar a la Máxima Autoridad, el proyecto de Reglamento de Gestión Organizacional por Procesos, Planificación de Talento Humano y Manual de Clasificación y Valoración de Puestos, de la entidad para su estudio y aprobación;
6. Mantener contacto permanente con todas y cada una de las dependencias del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Espejo, a efectos de utilizar y dotar de manera armónica y efectiva el talento humano indispensable, en concordancia con el diagnóstico previamente elaborado;
7. Supervisar y controlar la contratación y administración del talento  humano de la Institución;
8. Organizar y ejecutar el sistema de evaluación del desempeño de los servidores de acuerdo a su respectiva o reglamento y metodología vigente.;
9. Elaborar y difundir los estatutos, manuales, procedimientos, reglamentos, instructivos y demás normas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales;
10. Administrar el Sistema de Información relacionado con el Talento Humano;
11. Coordinar los procesos de diseño e implementación del Plan Estratégico de la Dirección, articulando los objetivos de la gestión institucional, en el marco de los objetivos del Plan Estratégico Institucional;
12. Generar estrategias institucionales que contribuyan al desarrollo de una adecuada cultura organizacional y calidad de vida laboral;
13. Programar, dirigir y controlar las actividades de los procesos administrativos bajo su dependencia;
14. Supervisar la observancia y fiel cumplimiento de las normas legales, reglamentarias, ordenanzas, resoluciones y disposiciones emanadas por la Máxima Autoridad, en el ámbito de su competencia;
15. Supervisar y respaldar las actividades de las unidades administrativas a su cargo;
16. Instruir a las unidades y procesos de la Institución, el trámite y despacho de los asuntos que les sean encomendados;
17. Disponer la asignación de vehículos para actividades específicas administrativas y cuando lo requieran las distintas Direcciones;
18. Revisar y legalizar la documentación e información de los productos y servicios de la Dirección y las unidades administrativas a su cargo;
19. Precautelar la integridad física y mental de los servidores públicos, dotando de ambientes óptimos de trabajo, con los implementos adecuados de seguridad, minimizando los factores de riesgo y previniendo enfermedades ocupacionales;
20. Realizar el asesoramiento jurídico y supervisión de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios (Catálogo Electrónico, Subasta Inversa Electrónica, ínfima cuantía, menor cuantía, cotización, licitación), consultoría (Contratación directa, lista corta, concurso público) y régimen especial;
21. Elaborar las resoluciones administrativas referentes a los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios;
22. Coordinar los procesos precontractuales para la adquisición de bienes, prestación de servicios y consultoría;
23. Dirigir la elaboración, ejecución y seguimiento del Plan Operativo Anual POA de su área

Planificar, organizar, dirigir y controlar el recurso humano aprovechando al máximo sus destrezas y habilidades, utilizando sus competencias para beneficio institucional y a la vez les permitan un crecimiento profesional y personal en el cumplimiento de cada uno de los roles y responsabilidades.

COMPETENCIAS:

1. Informar y registrar los movimientos de personal;
2. Mantener actualizados los expedientes de los servidores y funcionarios;
3. Diagnosticar demográficamente los componentes del Talento Humano existente;
4. Administrar la información para la elaboración del distributivo de remuneraciones mensuales unificadas;
5. Ejecutar el Sistema de Gestión de Talento Humano;
6. Formar parte activa de la negociación del contrato colectivo

ESTRUCTURA BÁSICA

La unidad de Talento Humano y Servicios se gestiona a trasvés del proceso de:

•  TALENTO HUMANO Y SERVICIOS

PRODUCTOS O SERVICIOS:

 Gestión de Nómina

• Expedientes actualizados de los servidores (inventario de recursos humanos);
• Registro e Informe de movimientos de personal;
• Diagnostico demográfico del talento humano (edades, tiempos de servicio, sexo, profesión, discapacidad, entre otros);
• Gestionar el sistema de talento humano.

Régimen Disciplinario

• Control de asistencia;
• Control de licencias de servicio fuera de la sede;
• Amonestaciones;
• Sumarios administrativos;
• Registro y control de sanciones;
• Control interno;

Movimientos Administrativos

• Aplicación de las disposiciones de movimiento de personal (memorandos);
• Informe para crear y suprimir puestos;
• Acciones de Personal;
• Registros de nombramientos y contratos;
• Sistema integral de desarrollo de talento humano;
• Registro y control de vacaciones;
• Informe de ejecución del Calendario anual de vacaciones;
• Registro y control de cauciones rendidas.

 Desarrollo Institucional:

• Estatuto Orgánico por procesos;
• Informes técnicos para la estructuración y reestructuración de los procesos institucionales, unidades, dependencias o áreas;
• Manuales de procesos y procedimientos;
• Plan de Mejoramiento Continuo;
• Código de Ética Institucional.

Planificación del Talento Humano 

• Plan de Talento Humano.

Reclutamiento, Selección y Designación

• Manual de perfil de puestos;
• Reglamento de Reclutamiento, Selección de Personal;
• Informe de selección del personal.

Procesos de Contratación de Personal:

• Contratación de personal ocasional. (LOSEP y Código de Trabajo);
• Contratos civiles de profesionales (sin relación de dependencia);
• Informe para contratos de servicios ocasionales y profesionales;
• Estadísticas de personal contratado en los diferentes regímenes;
• Informe de Diagnóstico demográfico del recurso humano.

Clasificación de Puestos y Evaluación

• Manual de Clasificación de Puestos;
• Estructura ocupacional institucional;
• Manual Técnico de Evaluación del Desempeño;
• Plan de evaluación del desempeño;
• Informe de evaluación del desempeño del personal;
• Estadísticas de personal.

Capacitación y Desarrollo

• Manual técnico de Capacitación;
• Plan Anual de Capacitación;
• Plan Anual de Compras de Bienes y Servicios;
• Manual técnico del Sistema y  Desarrollo de Carrera del Personal;
• Absolución de consultas en materia de administración de recursos humanos y remuneraciones;
• Incentivos y Ascensos;
• Plan de capacitación participativo;
• Informe de implementación del Plan de Capacitación.

 Viáticos

• Registro y control de días;
• Políticas de viáticos;
• Cronogramas de viáticos fuera de la Provincia;
• Revisión de itinerarios;
• Informe de viáticos mensual;
• Liquidación de viáticos;
• Registro en sistema de viáticos.

 Subsistencias

• Registro y control de entrada y salida del personal que labora en los frentes de trabajo;
• Registro en sistema de subsistencias.

Servicios Generales

• Plan anual de materiales de limpieza y mantenimiento;
• Programa e Informe de mantenimiento de sistema eléctrico de la Institución;
• Programa e Informe de mantenimiento del sistema de fotocopiadoras;
• Cronograma anual de limpieza de cisternas e instalaciones de gasfitería de la Institución;
• Programa de limpieza diaria del edificio central y patio de máquinas;
• Programa de mantenimiento de pintura interna y externa;
• Plan Anual de Compras de Bienes y Servicios;
• Informe de control de pago de planillas de agua, luz y teléfono;
• Cronograma de matriculación de vehículos en general y trámite del SOAT.

Identificar, evaluar, controlar los factores de riesgo existentes a fin de salvaguardar la integridad física y mental de los servidores y funcionarios desarrollando ambientes saludables para el normal desarrollo de las actividades laborales.

COMPETENCIAS:

1. Actualizar la matriz de identificación de riesgos;
2. Levantar información sobre riesgos laborales;
3. Propender a la cultura preventiva institucional;
4. Desarrollar eventos de capacitación al personal sobre estos temas;
5. Identificar factores de riesgo;
6. Actualizar los planes de Seguridad y Salud Ocupacional e Higiene;
7. Remitir información general, específica y estadística a los organismos de control de ser el caso;
8. Actualizar plan de emergencias y contingencias;
9. Levantamiento de fichas pre ocupacionales;
10. Mantener un archivo de fichas medicas;

ESTRUCTURA BÁSICA

La unidad de Seguridad y Salud Ocupacional se gestiona a trasvés del proceso de:

• SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

PRODUCTOS O SERVICIOS:

• Registro estadístico de accidentes e incidentes;
• Registro estadístico de Morbilidad y seguimiento;
• Plan de Seguridad  y Salud Ocupacional;
• Plan de Emergencias;
• Cronograma de Capacitación en prevención de enfermedades, accidentes laborales, Seguridad  y motivación;
• Elaboración de Fichas Médicas Laborales;
• Entrega de Equipos de Seguridad Industrial y botiquines;
• Informe sobre las necesidades prioritarias del personal que labora en los frentes de trabajo;
• Plan y programas de desarrollo y asistencia social en beneficio de los trabajadores;
• Estrategias que contribuyan a la institución de una adecuada cultura de prevención;
• Seguimiento de las remisiones al IESS de los servidores públicos que se encuentren en este proceso.

Identificar, monitorear, coordinar y asesorar en los procesos y procedimientos claves que permitan garantizar la calidad de servicio, con una atención optima al ciudadano logrando un alto nivel de satisfacción en el mismo.

COMPETENCIAS:

1. Determinar la utilización eficientemente de los recursos de la institución;
2. Mejorar los tiempos de entrega de productos y/o servicios;
3. Satisfacer las necesidades de los usuarios y clientes internos y externos;
4. Elaborar reportes periódicos sobre los resultados de evaluación cualitativa y cuantitativa de satisfacción de usuarios externos;
5. Realizar el seguimiento, monitoreo y control de los procesos claves de servicios;
6. Establecer el grado de satisfacción de la ciudadanía;
7. Elaborar reportes del proceso de la gestión realizada;
8. Elaborar el manual de procesos y procedimientos claves de atención ciudadana institucional;
9. Elaborar el plan de evaluación y desarrollo de competencias del personal de atención ciudadana;
10. Elaborar el plan de organización y funcionamiento de los puntos de atención al ciudadano en base a la demanda;
11. Coordinar y elaborar estudios de mejoramiento de la infraestructura física y tecnológica.
12. Determinar y controlar los indicadores de gestión de la prestación de servicios o productos claves respecto a la calidad, oportunidad y satisfacción del usuario interno y externo;
13. Realizar el levantamiento de encuestas para determinar la satisfacción del ciudadano.

ESTRUCTURA BÁSICA

La unidad de Gestión de Calidad del Servicio se gestiona a trasvés del proceso de:

• GESTIÓN DE CALIDAD DEL SERVICIO

PRODUCTOS O SERVICIOS

• Reportes periódicos sobre los resultados de evaluación cualitativa y cuantitativa de satisfacción de usuarios externos;
• Registro del control de los procesos claves de servicios;
• Nivel de satisfacción de la ciudadanía;
• Reportes del proceso de la gestión realizada;
• Manual de procesos y procedimientos claves de atención ciudadana institucional;
• Plan de evaluación y desarrollo de competencias del personal de atención ciudadana;
• Plan de organización y funcionamiento de los puntos de atención al ciudadano en base a la demanda;
• Estudios de mejoramiento de la infraestructura física y tecnológica;
• Indicadores de gestión de la prestación de servicios o productos claves respecto a la calidad, oportunidad y satisfacción del usuario interno y externo;
• Encuestas para determinar la satisfacción del ciudadano.