UNIDAD DE COMPRAS PÚBLICAS

1. Unificar el Plan Anual de Contratación así como su publicación en el portal de compras públicas;
2. Elaborar las resoluciones administrativas y pliegos de procesos de contratación;
3. Administrar el portal de compras públicas;
4. Coordinar los procesos con Procuraduría Síndica y la Dirección de Gestión Financiera;
5. Asesorar a las áreas requirentes en materia de contratación pública.

• Manuales administrativos sobre adquisición de bienes y prestación de servicios;
• Informes Administrativos sobre procesos Jurídicos y supervisión de Procesos de adquisición;
• Pliegos para los Procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios;
• Certificaciones;
• Documentos y Resoluciones administrativas sobre los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios;
• Documentos de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios (Actas, Memorandos);
• Publicación de procesos en el Portal;
• Plan Anual de Contrataciones y los procesos precontractuales para la adquisición de bienes, prestación de servicios y consultoría;
• Realizar Documentos sobre los procesos precontractuales.

Manejar la política interior en un marco de respeto, fomentando el desarrollo político y social de la Institución sobre una sólida estructura de principios democráticos y de legalidad, que fortalezcan la atención ciudadana, la memoria y custodia de la documentación y la buena fe de los actos administrativos realizados en el seno del Concejo.

COMPETENCIAS:

1. Velar que las disposiciones y resoluciones del Concejo, Alcaldía, y las demás normas administrativas se cumplan en forma oportuna por las diferentes Direcciones de Gestión;
2. Asesorar y ejecutar las actividades propuestas en el Concejo, Alcaldía, y Vice alcaldía, emitiendo un informe anual de la gestión administrativa realizada;
3. Organizar y coordinar la agenda de sesiones y la elaboración de las respectivas actas de Concejo, Alcaldía y Vice alcaldía;
4. Cumplir las resoluciones del Concejo, ordenanzas, normativas y reglamentos de gestión institucional;
5. Redactar la correspondencia oficial del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Espejo;
6. Emitir y certificar las copias de los documentos que reposan en los archivos de la Institución;
7. Coordinar, supervisar y legalizar la documentación e información de las actividades de la Dirección y las unidades administrativas a su cargo.

ESTRUCTURA BÁSICA

La Secretaría General, se gestionará a través de los siguientes procesos:

• ARCHIVO CENTRAL
• ATENCIÓN CIUDADANA

PRODUCTOS O SERVICIOS:

• Informe de recepción de documentos internos y externos;
• Ingreso al sistema de cada uno de los documentos recibidos en la Institución;
• Informe de control de la tramitación y seguimiento de los documentos ingresados;
• Administración del archivo institucional;
• Correspondencia oficial de la Institución;
• Secretario Ad-hoc en las diferentes reuniones que soliciten y la Institución forme parte;
• Informe de trámites ejecutoriados hacia las diferentes instituciones;
• Informe de recepción e ingreso a los sistemas de computación vigentes disponibles en la Secretaría General;
• Las demás que dispongan las leyes vigentes en relación a la atención ciudadana y al archivo central.

Custodiar celosamente todos y cada uno de los documentos administrativos del Concejo, Alcaldía y Secretaría de la Institución, certificando los mismos, con procedimientos técnicos y ágiles que permitan la ubicación de los documentos, así como también la conservación de la memoria institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado de Espejo.

COMPETENCIAS:

1. Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel institucional, que permitan la planificación, organización, control, supervisión, y coordinación con las demás unidades administrativas de la Institución;
2. Supervisar el cumplimiento del sistema de administración documental y archivo;
3. Elaborar la tabla de plazos de conservación documental en coordinación con los archivos de las unidades administrativas;
4. Mantener actualizados los registros de control de las comunicaciones y los archivos;
5. Informar sobre el estado de trámites de los documentos en base a los plazos establecidos;
6. Despachar con celeridad la correspondencia elaborada en las Direcciones de Gestión y realizará el control de los medios de entrega;
7. Participar técnicamente en las evaluaciones de documentos;
8. Programar y ejecutar la conservación documental a través de la microfilmación o la aplicación de otros medios informáticos como la digitalización, de acuerdo con las necesidades de la institución;
9. Atender pedidos de referencia del usuario y personal de la Institución y llevar el registro de los préstamos de los documentos;
10. Atender a los usuarios que requieran el acceso a la información según lo establece la Ley Orgánica y Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública;

ESTRUCTURA BÁSICA

La unidad de Archivo Central, se gestionará a través del proceso:

• ARCHIVO CENTRAL

PRODUCTOS O SERVICIOS

• Informe de recepción de documentos internos y externos;
• Ingreso al sistema de cada uno de los documentos recibidos en la Institución;
• Informe de control de la tramitación y seguimiento de los documentos ingresados;
• Administración del archivo institucional;
• Las demás que dispongan las leyes vigentes en relación al archivo central.

Proporcionar información a los usuarios internos y externos, con celeridad y efectividad, sobre las peticiones y demandas de los ciudadanos dirigidas al Gobierno Autónomo Descentralizado de Espejo

COMPETENCIAS:

1. Receptar las solicitudes externas;
2. Asignar un número de trámite a las solicitudes externas;
3. Coordinar con la Secretaría General el manejo de trámites;
4. Apoyar en la ejecución de las actividades de Secretaría General coordinando con las diferentes unidades administrativas;
5. Informar de los trámites externos ejecutoriados;
6. Brindar un servicio humano de calidad y cercano a la comunidad;
7. Las demás competencias que asigne el Secretario General acorde a la ley vigente.

ESTRUCTURA BÁSICA

La unidad de Atención Ciudadana, se gestionará a través del proceso:

•  ATENCIÓN CIUDADANA

PRODUCTOS O SERVICIOS

• Correspondencia oficial de la Institución;
• Secretario Ad-hoc en las diferentes reuniones que soliciten y la Institución forme parte;
• Informe de trámites ejecutoriados hacia las diferentes instituciones;
• Informe de recepción e ingreso a los sistemas de computación vigentes disponibles en la Secretaría General;
• Las demás que dispongan las leyes vigentes en relación a la atención ciudadana.